Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau, gọi là cổ phần. Người nắm giữ cổ phần trong công ty cổ phần có thể là cá nhân hoặc tổ chức và được gọi là cổ đông. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành tức Luật Doanh nghiệp 2020, trong một công ty cổ phần, số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không giới hạn số lượng tối đa.

Các cổ đông khi bắt đầu thành lập công ty cổ phần được gọi là cổ đông sáng lập. Ở hồ sơ ban đầu để thành lập một công ty cổ phần sẽ yêu cầu có Danh sách cổ đông sáng lập và Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có), kèm theo là bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức. 

Tuy nhiên, tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 4/1/2021 về đăng ký doanh nghiệp lại không quy định điều khoản cho việc thay đổi cổ đông sáng lập riêng như đối với công ty TNHH hay doanh nghiệp tư nhân. Thay vào đó, chỉ quy định nghĩa vụ đối với Công ty cổ phần trong việc thông báo thay đổi cổ đông của mình cho các trường hợp sau đây:

1. Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần chưa niêm yết; và

2. Thông báo thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài trong công ty cổ phần chưa niêm yết.

Đối với trường hợp 1, việc thông báo hay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư chỉ thực hiện khi cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020. Nghĩa là, nếu cổ đông sáng lập góp bằng tiền mặt thì phải cam kết góp trong thời hạn tối đa theo luật là 90 ngày kể từ ngày Công ty cổ phần được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay một thời hạn ngắn hơn quy định trong Điều lệ Công ty. 

Công ty cổ phần phải thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập đó trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần phải đăng ký mua. Thông tin thay đổi ở đây có thể là xóa bỏ tư cách cổ đông sáng lập của cổ đông chưa góp vốn hoặc điều chỉnh số cổ phần cổ đông này được quyền nắm giữ nếu họ chưa góp đủ vốn và có thể điều chỉnh vốn điều lệ của Công ty trong trường hợp này.

Đối với trường hợp 2, khi công ty có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và nếu có bất kỳ sự thay đổi số lượng hay tỷ lệ cổ phần họ nắm giữ trong Công ty cũng đều phải làm hồ sơ thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh. 

Việc thay đổi số lượng hay tỷ lệ cổ phần của cổ đông sáng lập, tuy nhiên, lại không yêu cầu đối với cổ đông là mang quốc tịch Việt Nam hay trong các công ty cổ phần không có nhà đầu tư nước ngoài. Do đó, trong trường hợp không mang yếu tố nước ngoài và không thuộc trường hợp 1 nêu ở trên, thông thường các công ty cổ phần không phải thông báo việc thay đổi cổ đông sáng lập với Sở Kế hoạch và Đầu tư (Phòng Đăng ký kinh doanh). 

Điều này phù hợp với một đặc điểm của công ty cổ phần như quy định tại Điều 120.3 của Luật Doanh nghiệp 2020 tức “các cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng sau 3 năm kể từ ngày Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”. Cơ quan Nhà nước sẽ không cập nhật, điều chỉnh danh sách cổ đông nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến cổ đông, vốn, tỷ lệ sở hữu, thông tin cổ đông,… Ngoài ra, ngay cả trong thời hạn 3 năm sau ngày Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc điều chỉnh này cũng chỉ cần được Đại hội đồng cổ đông thông qua, chấp nhận là cổ đông có thể rút vốn, chuyển nhượng cho cổ đông khác hay người bên ngoài công ty.